EBP Comptabilité Open Line Plus : Automatiser le traitement des documents comptables Présentiel

L'accessibilité de la formation aux personnes en situation de handicap est étudiée au cas par cas. Un échange préalable avec le référent handicap permet d'identifier les besoins spécifiques du participant, les éventuels aménagements nécessaires et les adaptations pouvant être mises en œuvre afin de favoriser son accès à la formation.

Pour ce faire, vous pouvez nous solliciter par mail à formations@cerfrance44.fr ou par téléphone au 02 28 09 35 00.

Modalités et délais d'accès à la formation

L'inscription est réalisée après analyse du besoin et validation du devis avec le commercial concerné.

À la suite de la signature de votre devis, un lien vers un questionnaire Google Forms vous est transmis afin de récolter les éléments nécessaires à l'établissement de vos documents de formation.

La date de formation est définie avec l'entreprise et le formateur en fonction de leurs disponibilités respectives, le formateur évaluera par ailleurs le niveau initial des participants afin d'adapter la formation si nécessaire. Délai de rappel moyen suivant signature du devis : 4 jours ; délai moyen du 1er jour de formation suivant signature du devis : 3 semaines.

Pour toute demande d'information concernant cette formation : formations@cerfrance44.fr – 02 28 09 35 00

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Module 1 – Comprendre et organiser l'automatisation des documents comptables – 30 minutes

Compétences travaillées

Organiser la collecte et l'intégration des documents dans EBP Comptabilité

Exploiter les fonctionnalités d'automatisation afin de fiabiliser et simplifier le traitement courant des pièces comptables

Objectif opérationnel et évaluable

Identifier les différentes étapes du traitement automatisé d'un document dans EBP Comptabilité

Contenu

Principes de la dématérialisation des documents comptables

Présentation du processus de traitement d'un document

Collecte et dépôt du document

Reconnaissance des informations

Contrôle des données

Traitement comptable

Identification des opérations automatisables et des contrôles restant à effectuer par l'utilisateur

Positionnement de l'automatisation documentaire dans l'organisation comptable de l'entreprise

Exercices et activités pédagogiques

Démonstration du parcours complet d'une facture

À partir d'un document exemple, identification par le participant des différentes étapes allant de sa collecte à son traitement comptable

Critère d'évaluation : Le participant restitue dans le bon ordre les principales étapes du traitement du document et identifie les contrôles nécessitant une intervention de l'utilisateur.

Module 2 – Collecter et intégrer les documents – 45 minutes

Compétence travaillée

Organiser la collecte et l'intégration des documents dans EBP Comptabilité

Objectif opérationnel et évaluable

Importer des documents comptables et vérifier leur bonne prise en charge

Contenu

Accès à l'environnement de traitement des documents

Présentation des différentes possibilités de collecte disponibles dans l'environnement utilisé

Import d'une facture au format PDF, JPG ou PNG

Dépôt et prise en charge des documents

Identification des documents reçus

Repérage de leur état de traitement

Bonnes pratiques de collecte des pièces

Identification des anomalies simples liées au dépôt ou au document

Exercices et activités pédagogiques

Import de plusieurs factures

Contrôle de leur présence dans l'environnement de traitement

Identification de l'état des différents documents

Recherche d'un document à partir des informations disponibles

Critère d'évaluation : Le participant importe les documents demandés et vérifie sans erreur majeure leur bonne prise en charge.

Module 3 – Contrôler et fiabiliser les informations reconnues – 1 heure

Compétence travaillée

Contrôler et traiter les informations issues de l'automatisation des documents comptables

Objectifs opérationnels et évaluables

Contrôler les informations reconnues à partir d'une facture et apporter les corrections nécessaires

Vérifier les informations comptables proposées avant leur intégration

Contenu

Lecture et analyse d'un document traité automatiquement

Identification des informations reconnues

Contrôle des principales données de la pièce

Fournisseur

Date et référence de facture

Montants

TVA

Échéance et autres informations disponibles selon le document

Contrôle des informations proposées par le logiciel

Repérage des données incorrectes ou incomplètes

Correction et validation des informations

Contrôles à effectuer avant traitement comptable

Identification des situations dans lesquelles l'intervention de l'utilisateur reste nécessaire

Exercices et activités pédagogiques

Contrôle d'une facture correctement reconnue, contrôle d'une facture comportant une ou plusieurs informations à corriger, comparaison entre le document d'origine et les informations reconnues, correction des anomalies identifiées, vérification finale avant validation

Critères d'évaluation : Le participant identifie les anomalies  Il apporte les corrections nécessaires et vérifie la cohérence des informations avant validation.

Module 4 – Traiter les documents et sécuriser leur intégration comptable – 1 heure

Compétences travaillées

Contrôler et traiter les informations issues de l'automatisation des documents comptables

Exploiter les fonctionnalités d'automatisation afin de fiabiliser et simplifier le traitement courant des pièces comptables

Objectifs opérationnels et évaluables

Traiter une série de documents en appliquant les contrôles nécessaires

Identifier et corriger les principales situations nécessitant une intervention manuelle

Contenu

Passage du document reconnu au traitement comptable

Contrôle des informations avant validation

Traitement des documents conformes

Gestion des documents nécessitant une correction

Identification des anomalies et situations particulières

Contrôle de la cohérence entre la pièce d'origine et les informations comptables

Validation du traitement

Repérage des documents traités et restant à traiter

Organisation d'une méthode de travail efficace pour le traitement régulier des documents

Bonnes pratiques pour fiabiliser l'automatisation sans supprimer le contrôle comptable

Exercices et activités pédagogiques

A partir d'un document, le participant : contrôle les informations reconnues, repère les éventuelles anomalies et les corrige si besoin, vérifie les informations comptables proposées, valide les documents conformes ou identifie les documents nécessitant un traitement complémentaire

Critères d'évaluation : Le participant réalise correctement le traitement des documents ne présentant pas d'anomalie, détecte les principales et les corrige le cas échéant.

Il effectue les corrections attendues avant validation.

Module 5 – Synthèse et évaluation des acquis – 15 minutes

À l'issue de la formation, le participant sera capable de :

• Identifier les différentes étapes du traitement automatisé d'un document dans EBP Comptabilité
• Importer des documents comptables et vérifier leur bonne prise en charge
• Contrôler les informations reconnues à partir d'une facture et apporter les corrections nécessaires
• Vérifier les informations comptables proposées avant leur intégration
• Traiter une série de documents en appliquant les contrôles nécessaires
• Identifier et corriger les principales situations nécessitant une intervention manuelle

Pré-requis techniques

Disposer d'un poste informatique permettant d'utiliser le logiciel concerné et d'une connexion internet stable, d'un accès aux équipements audio et vidéo nécessaires aux échanges avec le formateur et des droits d'accès suffisants pour utiliser les fonctionnalités étudiées.

Le logiciel et les éventuels composants nécessaires à la formation doivent être installés et, lorsque cela est requis, disposer d'une version compatible avec le contenu de la formation : ici, il est indispensable d'être équipé d'une version EBP compta PLUS

Pré-requis de connaissances et d'expérience

Disposer des connaissances de base en comptabilité nécessaires à la compréhension des opérations abordées dans la formation. Une première expérience de la gestion comptable en entreprise et la maîtrise préalable du logiciel sont requises.

Modalités pédagogiques

Formation en présentiel (pour une organisation à distance, nous contacter)

Organisée en individuel ou en collectif

Intra entreprise

Méthodes mobilisées

Alternance d'apports théoriques et de démonstrations

Mises en situation et exercices pratiques guidés, adaptés au secteur d'activité du participant

Échanges participants/formateurs sur des cas d'usages réels et/ou des problématiques rencontrés par les participants

Poste informatique du participant, équipé du logiciel concerné

Supports et fiches pratiques transmis à l'issue de la formation

Documents nécessaires aux exercices, démonstrations et mises en pratique sur le logiciel, partage d'écran ou vidéoprojection lorsque nécessaire

Modalités d'évaluation des acquis

Évaluation diagnostique initiale

Évaluations formatives pendant la formation

Mises en situation et exercices pratiques

Les objectifs opérationnels sont évalués au travers des mises en situation et exercices pratiques réalisés pendant la formation. Leur niveau d'atteinte permet au formateur d'apprécier le niveau d'acquisition des compétences correspondantes.

Les compétences seront considérées comme :

Acquises : si le stagiaire réalise les exercices associés en quasi-autonomie, avec des interventions ponctuelles du formateur.

Partiellement acquises : si le participant réalise les exercices associés avec une aide régulière du formateur sur certaines étapes.

Non acquises : si le participant ne parvient pas à réaliser les exercices associés malgré l'accompagnement du formateur.

Le niveau d'acquisition des compétences du stagiaire est consigné par le formateur dans le questionnaire d'évaluation des compétences prévu à cet effet.

Modalités de suivi et de validation de la formation

Émargements électroniques ou papier par demi-journée de formation

Relevé de connexion pour les sessions en distanciel

Certificat de réalisation envoyé à l'issue de la formation

Formation non certifiante

Modalités d'évaluation de la satisfaction

Un questionnaire de satisfaction est adressé au participant à l'issue de la formation (J+2) afin de recueillir son appréciation sur le contenu, les méthodes pédagogiques, le formateur, les conditions de réalisation et l'atteinte de ses attentes.

Un questionnaire de satisfaction « à froid » (J+60) est transmis à l'entreprise afin d'évaluer notamment les éventuels besoins supplémentaires et le niveau d'application réelle au quotidien.

Les formations sur la suite EBP et Isagri sont assurées par Nicolas Artemenko, Claude Lespinet, Bruno Guillet ou Hervé Dufour. Nos formateurs sont spécialisés dans l'accompagnement à la mise en place, le paramétrage, la formation et l'assistance des logiciels de gestion et de comptabilité EBP

Les formateurs actualisent leurs connaissances et compétences en lien avec les évolutions des logiciels, notamment au travers des échanges avec l' éditeur et des formations consacrées aux nouvelles versions et fonctionnalités.