EBP OPEN LINE PLUS : automatisation des documents comptables, signature électronique et préparation à la facture électronique

PARTIE 1 - EBP COMPTABILITE OPEN LINE PLUS - 3h30

Module 1 – Présentation et optimisation de l'environnement EBP Comptabilité Open Line PLUS – 45 minutes

Compétence travaillée

Optimiser l'utilisation de l'environnement EBP Comptabilité Open Line PLUS en adaptant son organisation, ses paramétrages et son interface aux besoins de l'entreprise

Objectifs opérationnels et évaluables

Identifier les principales nouveautés de la gamme EBP Comptabilité Open Line PLUS utiles à son activité

Organiser les dossiers et identifier les modalités de sauvegarde adaptées

Vérifier et adapter les principaux paramètres généraux d'une société

Personnaliser l'interface et la navigation selon ses besoins

Utiliser les fonctionnalités avancées de la gamme PLUS abordées pendant la formation

Contenu

Présentation des nouveautés de la gamme PLUS

Présentation de l'environnement EBP Comptabilité Open Line PLUS

Organisation des dossiers et sauvegardes

Paramétrage général des sociétés

Navigation dans le logiciel

Personnalisation de l'interface et de l'environnement de travail

Présentation et exploitation des fonctionnalités avancées de la gamme PLUS

Identification des fonctionnalités pertinentes au regard des pratiques et besoins de l'entreprise

Exercices et activités pédagogiques

Repérage des principales nouveautés et fonctionnalités dans l'environnement EBP Comptabilité Open Line PLUS

Vérification de l'organisation des dossiers et identification des opérations liées à leur sauvegarde

Contrôle et adaptation de paramètres généraux d'une société à partir d'un cas proposé

Personnalisation de l'interface et de la navigation selon un scénario d'utilisation

Mise en pratique d'une ou plusieurs fonctionnalités avancées de la gamme PLUS abordées par le formateur

Critères d'évaluation : Le participant retrouve les principales fonctionnalités présentées et identifie les nouveautés pertinentes pour son utilisation, il vérifie les paramètres demandés et réalise les adaptations prévues dans le cas pratique, il personnalise son environnement selon les consignes données, il réalise les manipulations demandées sur les fonctionnalités avancées étudiées

Module 2 – Comprendre et organiser l'automatisation des documents comptables – 30 minutes

Compétences travaillées

Organiser la collecte et l'intégration des documents dans EBP Comptabilité

Exploiter les fonctionnalités d'automatisation afin de fiabiliser et simplifier le traitement courant des pièces comptables

Objectif opérationnel et évaluable

Identifier les différentes étapes du traitement automatisé d'un document dans EBP Comptabilité

Contenu

Principes de la dématérialisation des documents comptables

Présentation du processus de traitement d'un document

Collecte et dépôt du document

Reconnaissance des informations

Contrôle des données

Traitement comptable

Identification des opérations automatisables et des contrôles restant à effectuer par l'utilisateur

Positionnement de l'automatisation documentaire dans l'organisation comptable de l'entreprise

Exercices et activités pédagogiques

Démonstration du parcours complet d'une facture

À partir d'un document exemple, identification par le participant des différentes étapes allant de sa collecte à son traitement comptable

Critère d'évaluation : Le participant restitue dans le bon ordre les principales étapes du traitement du document et identifie les contrôles nécessitant une intervention de l'utilisateur.

Module 3 – Collecter et intégrer les documents – 30 minutes

Compétence travaillée

Organiser la collecte et l'intégration des documents dans EBP Comptabilité

Objectif opérationnel et évaluable

Importer des documents comptables et vérifier leur bonne prise en charge

Contenu

Accès à l'environnement de traitement des documents

Présentation des différentes possibilités de collecte disponibles dans l'environnement utilisé

Import d'une facture au format PDF, JPG ou PNG

Dépôt et prise en charge des documents

Identification des documents reçus

Repérage de leur état de traitement

Bonnes pratiques de collecte des pièces

Identification des anomalies simples liées au dépôt ou au document

Exercices et activités pédagogiques

Import de plusieurs factures

Contrôle de leur présence dans l'environnement de traitement

Identification de l'état des différents documents

Recherche d'un document à partir des informations disponibles

Réalisation par le participant de l'ensemble du processus d'import et de contrôle afin de vérifier sa capacité à prendre en charge les documents de manière autonome

Critère d'évaluation : Le participant importe les documents demandés et vérifie sans erreur majeure leur bonne prise en charge.

Module 4 – Contrôler et fiabiliser les informations reconnues – 45 minutes

Compétence travaillée

Contrôler et traiter les informations issues de l'automatisation des documents comptables

Objectifs opérationnels et évaluables

Contrôler les informations reconnues à partir d'une facture et apporter les corrections nécessaires

Vérifier les informations comptables proposées avant leur intégration

Contenu

Lecture et analyse d'un document traité automatiquement

Identification des informations reconnues

Contrôle des principales données de la pièce: Fournisseur, date et référence de facture, montants, TVA

Échéance et autres informations disponibles selon le document

Contrôle des informations proposées par le logiciel

Repérage des données incorrectes ou incomplètes

Correction et validation des informations

Contrôles à effectuer avant traitement comptable

Identification des situations dans lesquelles l'intervention de l'utilisateur reste nécessaire

Exercices et activités pédagogiques

Contrôle d'une facture correctement reconnue, contrôle d'une facture comportant une ou plusieurs informations à corriger, comparaison entre le document d'origine et les informations reconnues, correction des anomalies identifiées, vérification finale avant validation : Mise en pratique sur différentes situations : document correctement reconnu, donnée incomplète et donnée nécessitant une correction

Critères d'évaluation : Le participant identifie les anomalies  Il apporte les corrections nécessaires et vérifie la cohérence des informations avant validation.

Module 5 – Traiter les documents et sécuriser leur intégration comptable – 45 minutes

Compétences travaillées

Contrôler et traiter les informations issues de l'automatisation des documents comptables

Exploiter les fonctionnalités d'automatisation afin de fiabiliser et simplifier le traitement courant des pièces comptables

Objectifs opérationnels et évaluables

Traiter une série de documents en appliquant les contrôles nécessaires

Identifier et corriger les principales situations nécessitant une intervention manuelle

Contenu

Passage du document reconnu au traitement comptable

Contrôle des informations avant validation

Traitement des documents conformes

Gestion des documents nécessitant une correction

Identification des anomalies et situations particulières

Contrôle de la cohérence entre la pièce d'origine et les informations comptables

Validation du traitement

Repérage des documents traités et restant à traiter

Organisation d'une méthode de travail efficace pour le traitement régulier des documents

Bonnes pratiques pour fiabiliser l'automatisation sans supprimer le contrôle comptable

Exercices et activités pédagogiques

A partir d'un document, le participant : contrôle les informations reconnues, repère les éventuelles anomalies et les corrige si besoin, vérifie les informations comptables proposées, valide les documents conformes ou identifie les documents nécessitant un traitement complémentaire

Critères d'évaluation : Le participant réalise correctement le traitement des documents ne présentant pas d'anomalie, détecte les principales et les corrige le cas échéant.

Il effectue les corrections attendues avant validation.

Module 5 – Synthèse et évaluation des acquis – 15 minutes

PARTIE 2 - EBP (gestion commerciale, bâtiment, méca, point de vente ou devis facturation selon le logiciel utilisé) OPEN LINE PLUS - 3h30

Module 1 – Mettre en place et utiliser la signature électronique – 1 h 30

Compétences travaillées

Utiliser la signature électronique dans le processus de gestion des devis clients

Paramétrer les données nécessaires à l'utilisation des fonctionnalités étudiées

Objectifs opérationnels et évaluables

Configurer les éléments nécessaires à l'utilisation de la signature électronique dans le logiciel EBP concerné

Envoyer un devis à un client dans un parcours de signature électronique et en suivre le traitement

Contenu

Présentation du principe de signature électronique appliqué aux devis

Identification des prérequis nécessaires à son utilisation

Vérification des informations du client et notamment des coordonnées nécessaires à l'envoi

Présentation et paramétrage de la fonctionnalité dans le logiciel EBP utilisé

Préparation d'un devis destiné à être signé

Envoi du devis dans le parcours de signature électronique

Présentation du parcours côté client

Suivi du traitement et du statut du document

Contrôle du document à l'issue de la signature

Identification des principaux points de vigilance

Exercices et activités pédagogiques

Vérification par le participant des données nécessaires dans une fiche client

Paramétrage guidé des éléments nécessaires à la signature électronique

Création ou sélection d'un devis test

Mise en situation d'envoi du devis dans un parcours de signature électronique

Contrôle du statut et du résultat de l'opération

Analyse et correction par le participant d'un cas comportant une donnée manquante ou incorrecte

Critère de réussite : Le participant réalise le paramétrage nécessaire, prépare un devis comportant les informations requises, déclenche correctement son envoi dans le parcours de signature électronique et identifie le statut du document. 

Module 2 – Préparer son logiciel EBP à la facture électronique – 2 h

Compétences travaillées

Identifier les obligations liées à la facturation électronique applicables à l'entreprise

Préparer et structurer les données nécessaires à la facturation électronique

Vérifier la conformité des informations et des processus internes avant mise en production

Tester et valider les flux de facturation électronique

Objectifs opérationnels et évaluables

Identifier les principales obligations réglementaires liées à la facture électronique

Paramétrer les fiches clients avec les données nécessaires à la facturation électronique

Vérifier la présence et la cohérence des données obligatoires dans le logiciel

Structurer les informations nécessaires à la transmission correcte des factures

Identifier les écarts de conformité dans le processus interne de facturation

Réaliser les étapes nécessaires à l'inscription sur la plateforme agréée Shine

Réaliser un test de flux et vérifier son bon traitement

Contenu

Rappel du cadre réglementaire de la facture électronique

Présentation des principales obligations d'émission, de réception et de transmission des données

Identification des échéances applicables à l'entreprise

Présentation du rôle des plateformes agréées dans les échanges de factures électroniques

Paramétrage des fiches clients dans le logiciel EBP utilisé

Vérification et mise à jour des informations nécessaires à l'identification des clients

Identification des données obligatoires à renseigner dans les fiches clients et les documents de facturation

Contrôle du SIREN ou SIRET, de la raison sociale, des adresses, des coordonnées et des informations nécessaires à l'adressage électronique

Vérification de la cohérence des informations entre la fiche client, le dossier entreprise et les documents de facturation

Structuration des informations nécessaires au traitement électronique des factures

Organisation et homogénéisation des données clients afin de limiter les risques de rejet

Identification des informations manquantes, incomplètes ou incorrectement structurées

Vérification de la conformité des processus internes de facturation

Analyse du circuit actuel de création, validation, émission et suivi des factures

Identification des adaptations nécessaires avant le passage à la facture électronique

Vérification des responsabilités et des étapes de contrôle internes

Présentation de la procédure d'inscription sur la plateforme agréée Shine, si nécessaire

Identification des informations et justificatifs nécessaires à l'inscription, si nécessaire

Présentation des principales étapes d'activation et de rattachement de l'entreprise, si nécessaire

Vérification des paramètres nécessaires aux échanges avec le logiciel EBP utilisé

Préparation d'un flux de test

Envoi ou simulation d'une facture électronique dans l'environnement disponible

Vérification du statut du flux

Identification des éventuelles anomalies ou rejets

Correction des données concernées

Nouveau test et validation du flux

Exercices et activités pédagogiques

Contrôle et mise à jour de plusieurs fiches clients dans le logiciel EBP utilisé

Recherche de données obligatoires manquantes ou erronées

Vérification de la structuration des informations nécessaires à la facture électronique

Analyse du processus interne de facturation de l'entreprise et identification des éventuels points de non-conformité

Simulation ou accompagnement à la procédure d'inscription sur la plateforme agréée Shine si nécessaire

Préparation d'une facture test

Réalisation ou simulation d'un flux de facture électronique

Analyse du résultat, identification d'une anomalie puis correction et nouveau contrôle

Critère de réussite : Le participant identifie correctement les principales obligations réglementaires, complète et structure les données nécessaires dans les fiches clients, repère les anomalies susceptibles de bloquer ou de rejeter un flux, vérifie la conformité de son processus interne, identifie les étapes d'inscription sur la plateforme agréée Shine et réalise ou simule avec succès un flux de facturation électronique. 

À l'issue de la formation, le participant sera capable de :

• Identifier les principales nouveautés de la gamme EBP Comptabilité Open Line PLUS utiles à son activité
• Organiser les dossiers et identifier les modalités de sauvegarde adaptées
• Vérifier et adapter les principaux paramètres généraux d'une société
• Personnaliser l'interface et la navigation selon ses besoins
• Utiliser les fonctionnalités avancées de la gamme PLUS abordées pendant la formation

• Identifier les différentes étapes du traitement automatisé d'un document dans EBP Comptabilité
• Importer des documents comptables et vérifier leur bonne prise en charge
• Contrôler les informations reconnues à partir d'une facture et apporter les corrections nécessaires
• Vérifier les informations comptables proposées avant leur intégration
• Traiter une série de documents en appliquant les contrôles nécessaires
• Identifier et corriger les principales situations nécessitant une intervention manuelle
• Configurer les éléments nécessaires à l'utilisation de la signature électronique dans le logiciel EBP concerné
• Envoyer un devis à un client dans un parcours de signature électronique et en suivre le traitement
• Identifier les principales obligations réglementaires liées à la facture électronique
• Paramétrer les fiches clients avec les données nécessaires à la facturation électronique
• Vérifier la présence et la cohérence des données obligatoires dans le logiciel
• Structurer les informations nécessaires à la transmission correcte des factures
• Identifier les écarts de conformité dans le processus interne de facturation
• Réaliser les étapes nécessaires à l'inscription sur la plateforme agréée Shine (si nécessaire)
• Réaliser un test de flux et vérifier son bon traitement

Pré-requis techniques

Disposer d'un poste informatique permettant d'utiliser les logiciels concernés et d'une connexion internet stable ainsi que des droits d'accès suffisants pour utiliser les fonctionnalités étudiées.

Les logiciels nécessaires à la formation doivent être installés et disposer de la version compatible avec le contenu de la formation : ici, il est indispensable d'être équipé des versions PLUS

Pré-requis de connaissances et d'expérience

Disposer des connaissances de base en comptabilité et gestion commerciale, nécessaires à la compréhension des opérations abordées dans la formation. Une première expérience de la gestion comptable et commerciale en entreprise et la maîtrise préalable des logiciels sont requises.

Modalités pédagogiques

Formation en présentiel ou à distance

Organisée en individuel ou en collectif

Intra entreprise

Méthodes mobilisées

Alternance d'apports théoriques et de démonstrations

Mises en situation et exercices pratiques guidés, adaptés au secteur d'activité du participant et réalisées directement dans l'environnement EBP Comptabilité et facturation (selon le logiciel utilisé) Open Line PLUS afin de favoriser la transposition des acquis dans les pratiques professionnelles.

Échanges participants/formateurs sur des cas d'usages réels et/ou des problématiques rencontrés par les participants

Poste informatique du participant, équipé du logiciel concerné : EBP Comptabilité Open Line Plus et logiciel de facturation EBP Open Line Plus

Supports et fiches pratiques transmis à l'issue de la formation, un centre d'aide est également disponible directement depuis le logiciel

Documents nécessaires aux exercices, démonstrations et mises en pratique sur le logiciel, partage d'écran ou vidéoprojection lorsque nécessaire

Modalités d'évaluation des acquis

Évaluation diagnostique initiale

Évaluations formatives pendant la formation

Mises en situation et exercices pratiques

Les objectifs opérationnels sont évalués au travers des mises en situation et exercices pratiques réalisés pendant la formation. Leur niveau d'atteinte permet au formateur d'apprécier le niveau d'acquisition des compétences correspondantes.

Les compétences seront considérées comme :

Acquises : si le stagiaire réalise les exercices associés en quasi-autonomie, avec des interventions ponctuelles du formateur.

Partiellement acquises : si le participant réalise les exercices associés avec une aide régulière du formateur sur certaines étapes.

Non acquises : si le participant ne parvient pas à réaliser les exercices associés malgré l'accompagnement du formateur.

Le niveau d'acquisition des compétences du stagiaire est consigné par le formateur dans le questionnaire d'évaluation des compétences prévu à cet effet.

Modalités de suivi et de validation de la formation

Émargements électroniques ou papier par demi-journée de formation 

Relevé de connexion pour les sessions en distanciel si nécessaire

Certificat de réalisation envoyé à l'issue de la formation

Formation non certifiante

Modalités d'évaluation de la satisfaction

Un questionnaire de satisfaction est adressé au participant à l'issue de la formation (J+2) afin de recueillir son appréciation sur le contenu, les méthodes pédagogiques, le formateur, les conditions de réalisation et l'atteinte de ses attentes.

Un questionnaire de satisfaction « à froid » (J+60) est transmis à l'entreprise afin d'évaluer notamment les éventuels besoins supplémentaires et le niveau d'application réelle au quotidien.

Les formations sur la suite EBP sont assurées par Nicolas Artemenko, Claude Lespinet, Bruno Guillet ou Hervé Dufour. Nos formateurs sont spécialisés dans l'accompagnement à la mise en place, le paramétrage, la formation et l'assistance des logiciels de gestion et de comptabilité EBP

Les formateurs actualisent leurs connaissances et compétences en lien avec les évolutions des logiciels, notamment au travers des échanges avec l' éditeur et des formations consacrées aux nouvelles versions et fonctionnalités.