EBP Méca Open Line Plus – Prise en main du logiciel – Éditions ACTIV et PRO Présentiel

L'accessibilité de la formation aux personnes en situation de handicap est étudiée au cas par cas. Un échange préalable avec le référent handicap permet d'identifier les besoins spécifiques du participant, les éventuels aménagements nécessaires et les adaptations pouvant être mises en œuvre afin de favoriser son accès à la formation.

Pour ce faire, vous pouvez nous solliciter par mail à formations@cerfrance44.fr ou par téléphone au 02 28 09 35 00.

Modalités et délais d'accès à la formation

L'inscription est réalisée après analyse du besoin et validation du devis avec le commercial concerné.

A la suite de la signature de votre devis, un lien vers un questionnaire Google Forms vous est transmis afin de récolter les éléments nécessaires à l'établissement de vos documents de formation.

La date de formation est définie avec l'entreprise et le formateur en fonction de leurs disponibilités respectives, le formateur évaluera par ailleurs le niveau initial des participants afin d'adapter la formation si nécessaire. (Délai de rappel moyen suivant signature du devis : 4 jours ; délai moyen du 1er jour de formation suivant signature du devis : 3 semaines).

Pour toute demande d'information concernant cette formation : formations@cerfrance44.fr – 02 28 09 35 00

Sauf mention contraire, les fonctionnalités détaillées dans les contenus ci-dessous correspondent aux fonctionnalités disponibles dans la gamme EBP MéCa ACTIV et sont également disponibles dans la gamme EBP MéCa PRO. Les fonctionnalités complémentaires propres à la gamme supérieure sont identifiées spécifiquement sous la mention « Pour les fonctionnalités PRO ».

Module 1 – Paramétrer son dossier et structurer ses données – 1h15

Compétences travaillées

Paramétrer l'environnement de travail et structurer les données nécessaires à l'utilisation courante d'EBP MéCa

Gérer les informations relatives aux clients aux véhicules aux pièces à la main-d'œuvre et aux forfaits

Objectifs opérationnels et évaluables

Paramétrer les principales informations d'un dossier EBP MéCa nécessaires à son utilisation courante

Créer et mettre à jour les fiches clients et véhicules nécessaires au suivi d'une intervention

Créer et paramétrer les éléments de facturation nécessaires à une intervention comprenant des pièces de la main-d'œuvre ou des forfaits

Contenu

Présentation de l'environnement EBP MéCa Open Line Plus

Paramétrage des principales informations du dossier

Création et modification d'une fiche client

Paramétrage des informations utiles à la facturation et au suivi du client

Création et modification d'une fiche véhicule client

Renseignement des informations du véhicule : immatriculation, kilométrage, propriétaire, marque, modèle et VIN

Création et organisation des éléments utilisés dans les documents de vente

Gestion des pièces et des familles

Gestion de la main-d'œuvre

Gestion des forfaits et tarifs

Organisation et recherche des données

Pour les fonctionnalités PRO :

• Présentation des possibilités supplémentaires de paramétrage et de gestion liées à l'organisation de l'atelier
• Présentation des informations fournisseurs et des fonctions complémentaires liées aux achats et aux stocks

Exercices et activités pédagogiques

À partir d'un exercice, contrôler puis modifier un paramètre demandé par le formateur

Créer une fiche client à partir des informations fournies

Créer le véhicule correspondant au client et renseigner les informations demandées

Créer ou retrouver une pièce, un élément de main-d'œuvre et un forfait utilisables dans une intervention

Critère de réussite : le participant renseigne correctement les paramètres demandés et crée des fiches client, véhicule et éléments de facturation comportant les informations nécessaires à la mise en situation

Module 2 – Gérer les rendez-vous et réaliser le cycle d'intervention – 2h15

Compétence travaillée

Réaliser et suivre un cycle d'intervention et de facturation dans EBP MéCa

Objectif opérationnel et évaluable

Réaliser un cycle d'intervention en créant les documents nécessaires depuis le devis ou l'ordre de réparation jusqu'à la facture

Contenu

Gestion de l'agenda et des rendez-vous

Création d'un devis

Création d'un ordre de réparation

Affectation du client et du véhicule

Ajout des pièces, de la main-d'œuvre et des forfaits

Suivi de l'état d'avancement du véhicule

Transfert des documents

Création de la facture client

Consultation de l'historique du client et du véhicule

Signature électronique des devis lorsque le service correspondant est activé

Pour les fonctionnalités PRO :

• Utilisation de la signature électronique des devis et des ordres de réparation
• Utilisation du planning atelier pour organiser la charge de travail
• Gestion des compagnons et suivi des temps lorsque ces fonctionnalités sont utilisées par l'entreprise
• Exploitation du compteur d'activité quotidien

Exercices et activités pédagogiques

Envoyer, lorsque le service est activé, une demande de signature électronique d'un devis ou d'un ordre de réparation et contrôler son statut

À partir d'une demande client, créer ou retrouver le rendez-vous et sélectionner le véhicule concerné

Créer un devis ou un ordre de réparation correspondant à l'intervention demandée

Ajouter au document les pièces, la main-d'œuvre et le forfait prévus dans le scénario

Poursuivre le cycle jusqu'à la création de la facture

Vérifier la cohérence du client, du véhicule, des prestations et des montants

Critère de réussite : Le participant réalise le cycle demandé jusqu'à la facture en associant correctement le client, le véhicule et les éléments de facturation prévus dans le scénario et, lorsque la fonctionnalité est disponible, réalise ou identifie les étapes permettant de soumettre un devis ou un ordre de réparation à la signature électronique.

Module 3 – Gérer les règlements et les fonctions complémentaires de l'activité – 1h00

Compétence travaillée

Gérer les règlements et exploiter les fonctionnalités de gestion adaptées à l'activité de l'entreprise

Objectif opérationnel et évaluable

Enregistrer le règlement d'une facture et retrouver les informations nécessaires au suivi du client

Contenu

Saisie d'un règlement client

Utilisation des différents modes de règlement

Consultation de l'échéancier

Suivi des factures et de leur état d'avancement

Identification des clients à relancer

Utilisation des fonctions de relance

Pour les fonctionnalités PRO :

• Gestion des achats et des fournisseurs
• Gestion des stocks
• Gestion des tarifs clients et assurances
• Présentation des fonctionnalités métier complémentaires selon l'activité et la configuration de l'entreprise
• Gestion des activités VN/VO lorsque le module correspondant est installé
• Gestion de l'activité carrosserie lorsque le module correspondant est installé
• Gestion du prêt de véhicule lorsque la solution correspondante est installée

Exercices et activités pédagogiques

À partir de la facture créée précédemment, enregistrer le règlement correspondant

Contrôler l'état de la facture et retrouver l'information dans l'échéancier

Identifier, à partir d'une situation fournie, l'action de suivi client à réaliser

Pour un participant disposant de PRO, réaliser une opération correspondant à une fonctionnalité complémentaire effectivement utilisée dans son entreprise

Critère de réussite : le participant enregistre le règlement avec le montant et le mode demandés et retrouve correctement la situation du client et de la facture

Module 4 – Transférer les données comptables et piloter son activité – 1h00

Compétence travaillée

Exploiter les outils de suivi et de pilotage disponibles dans la gamme EBP MéCa utilisée

Objectifs opérationnels et évaluables

Consulter et exploiter les principaux indicateurs et outils de suivi disponibles dans la gamme EBP MéCa utilisée

Préparer et transférer les données de facturation vers la comptabilité lorsque l'environnement de l'entreprise le permet

Contenu

Préparation des données de facturation à transférer en comptabilité

Contrôle des données avant transfert

Transfert vers EBP Comptabilité

Présentation de l'export vers un logiciel comptable lorsque l'entreprise utilise une autre solution

Consultation du tableau de bord et des statistiques

Consultation et organisation des informations affichées

Analyse des principaux indicateurs utiles au pilotage de l'activité : activité atelier, chiffre d'affaires et marge

Pour les fonctionnalités PRO :

• Exploitation des informations complémentaires liées aux compagnons et à l'activité de l'atelier
• Analyse des données issues de la gestion des achats et des stocks lorsque ces fonctions sont utilisées
• Adaptation des outils de pilotage aux différentes activités gérées par l'entreprise

Exercices et activités pédagogiques

Contrôler les données d'un ensemble de factures puis préparer leur transfert vers la comptabilité

Réaliser le transfert ou simuler les étapes nécessaires selon l'environnement disponible

Retrouver dans le tableau de bord ou les statistiques un indicateur demandé par le formateur

Sélectionner les informations ou la période nécessaires puis interpréter le résultat obtenu

Critère de réussite : le participant prépare correctement les données demandées pour leur transfert et retrouve l'indicateur attendu en utilisant les paramètres ou critères de consultation appropriés

Module 5 – Préparer la facturation électronique – 1h00

Compétence travaillée

Préparer les opérations de facturation électronique et sécuriser l'utilisation courante du logiciel

Objectif opérationnel et évaluable

Préparer une facture comportant les informations nécessaires à la facturation électronique et identifier son circuit de transmission ou de réception

Contenu

Présentation du principe de la facturation électronique

Distinction entre facture électronique au sens de la réforme et simple facture PDF

Vérification des informations nécessaires dans les données de l'entreprise et du client

Présentation du format Factur-X

Contrôle d'une facture avant émission

Présentation du rôle de la Plateforme Agréée

Présentation du circuit d'émission et de réception dans EBP MéCa

Présentation de la Plateforme Agréée intégrée à EBP MéCa

Présentation de l'e-reporting dans le processus de facturation électronique

Pour les fonctionnalités PRO :

• Mise en relation du processus de facturation électronique avec les fonctions d'achats et de gestion fournisseurs utilisées par l'entreprise
• Contrôle des données issues des activités ou modules complémentaires avant facturation lorsqu'ils sont utilisés

Exercices et activités pédagogiques

À partir d'une fiche client et d'une facture, identifier les informations à contrôler avant émission

Corriger les informations volontairement erronées ou incomplètes 

Identifier dans EBP MéCa l'accès au processus de facturation électronique

Reconstituer les principales étapes du circuit d'émission ou de réception d'une facture électronique

Critère de réussite : le participant identifie et corrige les informations demandées, prépare la facture conformément au scénario et restitue correctement les principales étapes du circuit de facturation électronique étudié

Module 6 – Sauvegarder et sécuriser ses données – 0h30

Compétence travaillée

Préparer les opérations de facturation électronique et sécuriser l'utilisation courante du logiciel

Objectif opérationnel et évaluable

Réaliser une sauvegarde des données du dossier et identifier la procédure permettant leur restauration

Contenu

Présentation des principes de sauvegarde du dossier

Réalisation d'une sauvegarde

Identification de la procédure de restauration d'un dossier

Bonnes pratiques de vérification et de conservation des sauvegardes

Pour les fonctionnalités PRO :

• Rappel des éléments à prendre en compte dans la sauvegarde selon les fonctionnalités et modules complémentaires effectivement utilisés par l'entreprise

Exercices et activités pédagogiques

Réaliser une sauvegarde du dossier utilisé pendant la formation

Vérifier la réalisation de la sauvegarde et identifier son emplacement

Identifier les principales étapes nécessaires à la restauration du dossier

Critère de réussite : le participant réalise la sauvegarde demandée, retrouve son emplacement et identifie correctement la procédure permettant de restaurer le dossier

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Paramétrer les principales informations d'un dossier EBP MéCa nécessaires à son utilisation courante
• Créer et mettre à jour les fiches clients et véhicules nécessaires au suivi d'une intervention
• Créer et paramétrer les éléments de facturation nécessaires à une intervention comprenant des pièces de la main-d'œuvre ou des forfaits
• Réaliser un cycle d'intervention en créant les documents nécessaires depuis le devis ou l'ordre de réparation jusqu'à la facture
• Enregistrer le règlement d'une facture et retrouver les informations nécessaires au suivi du client
• Consulter et exploiter les principaux indicateurs et outils de suivi disponibles dans la gamme EBP MéCa utilisée
• Préparer et transférer les données de facturation vers la comptabilité lorsque l'environnement de l'entreprise le permet
• Préparer une facture comportant les informations nécessaires à la facturation électronique et identifier son circuit de transmission ou de réception
• Réaliser une sauvegarde des données du dossier et identifier la procédure permettant leur restauration

Chefs d'entreprise et salariés d'entreprises de réparation automobile

Personnels administratifs et opérationnels amenés à intervenir dans la gestion des clients, des véhicules, de la facturation, des règlements et, selon la gamme utilisée, des achats et des stocks

Utilisateurs amenés à prendre en main EBP MéCa Open Line Plus dans l'une des gammes ACTIV ou PRO

Pré-requis techniques :

Disposer d'un poste informatique permettant d'utiliser le logiciel concerné, d'une connexion internet stable et des droits d'accès suffisants pour utiliser les fonctionnalités étudiées.

Le logiciel et, le cas échant, ses éventuels modules complémentaires abordés dans le contenu de la formation, doivent être installés et accessibles sur le poste informatique du participant. Le logiciel doit être installé dans une version permettant l'utilisation des fonctionnalités abordées au cours de la formation.

Pré-requis de connaissances et d'expérience :

Disposer des connaissances de base en gestion commerciale d'entreprise automobile, nécessaires à la compréhension des opérations abordées dans la formation. Une première expérience est recommandée. La maîtrise préalable du logiciel n'est pas nécessaire pour une formation de prise en main.

Modalités pédagogiques :

Formation en présentiel (pour une organisation à distance, nous contacter)

Organisée en individuel ou en collectif

Intra entreprise

Méthodes mobilisées :

Alternance d'apports théoriques et de démonstrations

Mises en situation et exercices pratiques guidés, adaptés au secteur d'activité du participant

Echanges participants/formateurs sur des cas d'usages réels et/ou des problématiques rencontrés par les participants

Poste informatique du participant, équipé du logiciel concerné

Supports et fiches pratiques transmis par mail à l'issue de la formation. Système de centre d'aide également accessible directement depuis le logiciel

Le cas échéant : documents nécessaires aux exercices, démonstrations et mises en pratique sur le logiciel

Modalités d'évaluation des acquis :

• évaluation diagnostique initiale ;
• évaluations formatives pendant la formation ;
• mises en situation et exercices pratiques ;

Les objectifs opérationnels sont évalués au travers des mises en situation et exercices pratiques réalisés pendant la formation. Leur niveau d'atteinte permet au formateur d'apprécier le niveau d'acquisition des compétences correspondantes.

Les compétences seront considérées comme :

-Acquises : si le stagiaire réalise les exercices associés en quasi-autonomie, avec des interventions ponctuelles du formateur.

-Partiellement acquises : si le participant réalise les exercices associés avec une aide régulière du formateur sur certaines étapes.

-Non acquises : si le participant ne parvient pas à réaliser les exercices associés malgré l'accompagnement du formateur.

Le niveau d'acquisition des compétences du stagiaire est consigné par le formateur dans le questionnaire d'évaluation des compétences prévu à cet effet.

Modalités de suivi et de validation de la formation :

• Émargements électroniques ou papier par demi-journée de formation
• Certificat de réalisation envoyé à l'issue de la formation
• Formation non certifiante

Modalités d'évaluation de la satisfaction :

Un questionnaire de satisfaction est adressé au participant à l'issue de la formation (J+2) afin de recueillir son appréciation sur le contenu, les méthodes pédagogiques, le formateur, les conditions de réalisation et l'atteinte de ses attentes.

Un questionnaire de satisfaction "à froid" (J+60) est transmis à l'entreprise afin d'évaluer notamment les éventuels besoins supplémentaires et le niveau d'application réelle au quotidien.

Les formations sur EBP Méca sont assurées par Bruno Guillet ou Hervé Dufour. Nos formateurs sont spécialisés dans l'accompagnement à la mise en place, le paramétrage, la formation et l'assistance des logiciels de gestion et de comptabilité EBP.

Les formateurs actualisent leurs connaissances et compétences en lien avec les évolutions des logiciels, notamment au travers des échanges avec l'éditeur et des formations consacrées aux nouvelles versions et fonctionnalités.