EBP Gestion commerciale Open Line Plus – Prise en main du logiciel – Éditions ACTIV, PRO et ELITE Présentiel

L'accessibilité de la formation aux personnes en situation de handicap est étudiée au cas par cas. Un échange préalable avec le référent handicap permet d'identifier les besoins spécifiques du participant, les éventuels aménagements nécessaires et les adaptations pouvant être mises en œuvre afin de favoriser son accès à la formation.

Pour ce faire, vous pouvez nous solliciter par mail à formations@cerfrance44.fr ou par téléphone au 02 28 09 35 00.

Modalités et délais d'accès à la formation

L'inscription est réalisée après analyse du besoin et validation du devis avec le commercial concerné.

A la suite de la signature de votre devis, un lien vers un questionnaire Google Forms vous est transmis afin de récolter les éléments nécessaires à l'établissement de vos documents de formation.

La date de formation est définie avec l'entreprise et le formateur en fonction de leurs disponibilités respectives, le formateur évaluera par ailleurs le niveau initial des participants afin d'adapter la formation si nécessaire. (Délai de rappel moyen suivant signature du devis : 4 jours ; délai moyen du 1er jour de formation suivant signature du devis : 3 semaines).

Pour toute demande d'information concernant cette formation : formations@cerfrance44.fr – 02 28 09 35 00

Sauf mention contraire, les fonctionnalités détaillées dans les contenus ci-dessous correspondent aux fonctionnalités disponibles dans la gamme ACTIV et sont également disponibles dans les gammes PRO et ELITE. Les fonctionnalités complémentaires propres aux gammes supérieures sont identifiées spécifiquement sous les mentions « Pour les fonctionnalités PRO et ELITE » et « Pour les fonctionnalités ELITE ».

Module 1 – Prendre en main l'environnement et paramétrer son dossier – 1h00

Compétence travaillée

Paramétrer l'environnement de travail et les données nécessaires à l'utilisation courante d'EBP Gestion Commerciale

Objectifs opérationnels et évaluables

Paramétrer les principales informations d'un dossier EBP Gestion Commerciale nécessaires à son utilisation courante

Identifier les fonctionnalités correspondant à sa gamme ACTIV PRO ou ELITE et repérer les possibilités supplémentaires offertes par les gammes supérieures

Contenu

Présentation de l'environnement EBP Gestion Commerciale Open Line Plus

Repérage des menus, listes, vues et principaux espaces de travail

Paramétrage des informations de l'entreprise et des paramètres nécessaires à la gestion commerciale

Identification de la gamme utilisée par le participant afin d'adapter les démonstrations et les exercices

Présentation générale du périmètre fonctionnel de la solution

Pour les fonctionnalités PRO et ELITE :

• Présentation des possibilités complémentaires de gestion disponibles dans ces gammes
• Présentation de la gestion multi-sociétés
• Présentation de la gestion multi-dépôt et du multi-devises lorsque ces fonctions correspondent aux besoins de l'entreprise

Pour les fonctionnalités ELITE :

• Présentation des possibilités de personnalisation avancée de l'environnement
• Personnalisation du tableau de bord, des vues et des informations affichées
• Utilisation des favoris, alertes et champs personnalisés

Exercices et activités pédagogiques

À partir d'un exercice, retrouver les informations de l'entreprise, vérifier les paramètres nécessaires puis modifier une information demandée par le formateur

Identifier la gamme utilisée par le participant et retrouver dans le logiciel une fonctionnalité demandée par le formateur

Critère de réussite : le participant retrouve et renseigne les paramètres demandés et identifie correctement les fonctionnalités correspondant à sa version

Module 2 – Structurer les données commerciales – 1h00

Compétence travaillée

Gérer les données de base nécessaires au processus commercial

Objectifs opérationnels et évaluables

Créer et mettre à jour des fiches clients prospects fournisseurs et articles comportant les informations nécessaires à la gestion commerciale

Contenu

Création et modification des clients et prospects

Création et modification des fournisseurs

Création et modification des articles de type bien ou service

Renseignement des informations commerciales : prix d'achat, prix de vente et taux de TVA

Organisation et classement des données

Gestion des tarifs et promotions

Gestion des différentes adresses de facturation et de livraison

Pour les fonctionnalités PRO et ELITE :

• Présentation et utilisation des nomenclatures commerciales lorsque l'activité du participant nécessite de regrouper plusieurs composants ou articles
• Exploitation des possibilités supplémentaires de gestion des articles correspondant aux besoins de l'entreprise

Pour les fonctionnalités ELITE :

• Création et utilisation de champs personnalisés pour compléter les informations suivies dans les fiches
• Personnalisation des vues afin d'afficher et d'organiser les informations utiles à l'utilisateur

Exercices et activités pédagogiques

Créer un client à partir d'une fiche signalétique fournie

Créer un fournisseur

Créer un article et renseigner les données commerciales demandées

Contrôler les données créées avant leur utilisation dans un document commercial

Pour un participant disposant d'une version PRO ou ELITE, mettre en pratique une fonctionnalité spécifique à sa gamme en lien avec son activité

Critère de réussite : les fiches créées contiennent les informations imposées dans le scénario et peuvent être utilisées dans les opérations commerciales demandées sans anomalie liée aux données saisies

Module 3 – Réaliser et suivre le cycle de vente – 1h30

Compétence travaillée

Réaliser et suivre un cycle de vente dans EBP Gestion Commerciale

Objectif opérationnel et évaluable

Réaliser un cycle de vente en créant un devis puis en le transférant jusqu'à la facture

Contenu

Création d'un devis

Transformation et transfert des documents commerciaux

Création et suivi d'une commande client

Création d'un bon de livraison

Création d'une facture

Gestion des acomptes, remises et avoirs

Personnalisation des documents commerciaux

Utilisation de la signature électronique des devis

Pour les fonctionnalités PRO et ELITE :

• Présentation et paramétrage de la facturation périodique pour les entreprises émettant régulièrement des factures similaires
• Gestion des opérations commerciales dans un environnement multi-devises lorsque l'entreprise est concernée
• Présentation des virements et prélèvements SEPA selon les besoins de l'entreprise

Pour les fonctionnalités ELITE :

• Personnalisation avancée des modèles et des informations utilisées dans les documents commerciaux
• Exploitation des champs personnalisés, alertes et vues adaptées pour faciliter le suivi du cycle commercial

Exercices et activités pédagogiques

Créer un devis à partir d'une demande commerciale

Transformer le devis en commande puis poursuivre le cycle jusqu'à la facture

Vérifier les quantités, les prix, la TVA et les coordonnées du client avant validation

Réaliser, lorsque l'environnement du participant le permet, la signature électronique d'un devis

Pour les participants disposant d'une version PRO ou ELITE et concernés par cette fonctionnalité, paramétrer ou générer une facturation périodique à partir d'un scénario fourni

Critère de réussite : Le participant produit la facture correspondant au scénario et assure correctement la continuité des informations entre les différents documents du cycle de vente

Module 4 – Gérer les achats, les stocks et les règlements – 1h30

Compétence travaillée

Gérer les principales opérations d'achats de stocks et de règlements adaptées à son activité

Objectifs opérationnels et évaluables

Enregistrer une opération d'achat ou de stock et contrôler son incidence dans le logiciel

Enregistrer et suivre le règlement d'une facture client

Contenu

Création et utilisation des documents d'achat

Demandes de prix et commandes fournisseurs

Bons de réception

Gestion des entrées et sorties de stock

Consultation des mouvements de stock

Réalisation d'un inventaire

Consultation de la valorisation du stock

Réapprovisionnement selon le contexte d'utilisation

Saisie des règlements clients

Consultation des échéances

Suivi des relances clients

Pour les fonctionnalités PRO et ELITE :

• Gestion des stocks en multi-dépôt
• Utilisation des fonctionnalités complémentaires de suivi des impayés
• Utilisation des virements et prélèvements SEPA lorsque ces fonctions correspondent à l'organisation de l'entreprise
• Exploitation des nomenclatures commerciales dans la gestion des articles et des stocks lorsque l'activité le nécessite

Pour les fonctionnalités ELITE :

• Utilisation des possibilités avancées de personnalisation pour faciliter le suivi des achats et des stocks
• Paramétrage d'alertes et de vues personnalisées adaptées à l'organisation de l'entreprise
• Présentation des possibilités avancées de réapprovisionnement selon les besoins du participant

Exercices et activités pédagogiques

À partir d'un scénario fournisseur, saisir une commande ou une réception puis contrôler son incidence dans le stock

Réaliser une opération de stock demandée par le formateur

À partir d'une facture client, enregistrer un règlement puis contrôler son solde et son échéance

Pour les participants disposant d'une version PRO ou ELITE et concernés par cette fonctionnalité, réaliser une opération dans un contexte multi-dépôt

Critère de réussite : le participant enregistre correctement l'opération d'achat ou de stock demandée, retrouve son incidence et saisit le règlement permettant d'obtenir le résultat attendu

Module 5 – Suivre et piloter son activité – 0h45

Compétence travaillée

Exploiter les outils de suivi et de pilotage disponibles dans la gamme EBP utilisée

Objectifs opérationnels et évaluables

Consulter les indicateurs et états disponibles afin d'identifier une information utile au suivi de l'activité

Identifier les fonctionnalités correspondant à sa gamme ACTIV PRO ou ELITE et repérer les possibilités supplémentaires offertes par les gammes supérieures

Contenu

Consultation du tableau de bord

Consultation des principaux indicateurs de l'activité

Exploitation des statistiques et informations de suivi des ventes

Utilisation des filtres et vues nécessaires pour retrouver une information

Pour les fonctionnalités PRO et ELITE :

• Exploitation des possibilités complémentaires d'analyse et de pilotage de l'activité
• Analyse d'informations liées notamment aux stocks multi-dépôt ou aux dimensions de gestion utilisées par l'entreprise

Pour les fonctionnalités ELITE :

• Personnalisation du tableau de bord selon les indicateurs suivis par l'entreprise
• Création et personnalisation des vues de consultation
• Utilisation des favoris et des alertes
• Utilisation des champs personnalisés pour enrichir le suivi des données

Exercices et activités pédagogiques

À partir du dossier d'exercice, retrouver un indicateur demandé par le formateur

Appliquer le filtre ou sélectionner la période nécessaire pour obtenir le résultat attendu

Expliquer l'information apportée par l'indicateur retrouvé

Pour un participant disposant d'une version ELITE, personnaliser un élément du tableau de bord ou une vue lorsque la configuration utilisée le permet

Critère de réussite : le participant accède à l'information demandée, applique le filtre ou la période nécessaire et restitue correctement le résultat attendu

Module 6 – Préparer et utiliser la facturation électronique dans EBP – 1h15

Compétence travaillée

Préparer et réaliser les opérations liées à la facturation électronique dans EBP Gestion Commerciale

Objectif opérationnel et évaluable

Préparer une facture comportant les informations nécessaires à la facturation électronique et identifier son circuit de transmission via la Plateforme Agréée intégrée à la solution EBP utilisée

Contenu

Présentation du cadre réglementaire de la facture électronique

Présentation du calendrier d'entrée en vigueur des obligations d'émission et de réception

Distinction entre une facture électronique au sens de la réforme et un simple fichier PDF transmis par voie électronique

Identification des informations nécessaires dans les fiches entreprise et clients

Présentation du format Factur-X

Préparation et contrôle d'une facture avant émission

Présentation du rôle d'une Plateforme Agréée

Présentation du circuit d'émission et de réception des factures électroniques dans l'environnement EBP utilisé

Consultation et traitement des factures électroniques reçues lorsque l'environnement de démonstration le permet

Pour les fonctionnalités PRO et ELITE :

• Prise en compte des fonctionnalités de facturation périodique dans le cadre de la facturation électronique pour les entreprises concernées
• Présentation du fonctionnement de la Plateforme Agréée intégrée à la configuration EBP effectivement souscrite par l'entreprise

Pour les fonctionnalités ELITE :

• Exploitation des possibilités de personnalisation avancée afin de faciliter le contrôle et le suivi des documents de facturation lorsque ces fonctionnalités répondent à l'organisation de l'entreprise

Exercices et activités pédagogiques

À partir d'une fiche entreprise et d'une fiche client volontairement incomplètes, identifier puis compléter les informations nécessaires dans le scénario proposé

Créer ou contrôler une facture et vérifier les informations nécessaires avant son émission

Identifier dans le logiciel le circuit permettant de traiter une facture électronique selon l'environnement disponible

Reconstituer les principales étapes du circuit d'une facture entre EBP, la Plateforme Agréée et le destinataire

Critère de réussite : le participant identifie les informations manquantes, prépare correctement la facture demandée et restitue les principales étapes du circuit d'émission ou de réception étudié

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Paramétrer les principales informations d'un dossier EBP Gestion Commerciale nécessaires à son utilisation courante
• Créer et mettre à jour des fiches clients prospects fournisseurs et articles comportant les informations nécessaires à la gestion commerciale
• Réaliser un cycle de vente en créant un devis puis en le transférant jusqu'à la facture
• Enregistrer une opération d'achat ou de stock et contrôler son incidence dans le logiciel
• Enregistrer et suivre le règlement d'une facture client
• Consulter les indicateurs et états disponibles afin d'identifier une information utile au suivi de l'activité
• Préparer une facture comportant les informations nécessaires à la facturation électronique et identifier son circuit de transmission via la Plateforme Agréée intégrée à la solution EBP utilisée
• Identifier les fonctionnalités correspondant à sa gamme ACTIV PRO ou ELITE et repérer les possibilités supplémentaires offertes par les gammes supérieures

Dirigeants de TPE/PME

Responsables administratifs et commerciaux

Assistants de gestion, personnels administratifs ou comptables amenés à intervenir dans le processus commercial

Utilisateurs amenés à prendre en main EBP Gestion Commerciale Open Line Plus dans l'une des gammes ACTIV, PRO ou ELITE

Pré-requis techniques :

Disposer d'un poste informatique permettant d'utiliser le logiciel concerné , d'une connexion internet stable, et des droits d'accès suffisants pour utiliser les fonctionnalités étudiées.

Le logiciel et, le cas échant, ses éventuels modules complémentaires abordés dans le contenu de la formation, doivent être installés et accessibles sur le poste informatique du participant. Le logiciel doit être installé dans une version permettant l'utilisation des fonctionnalités abordées au cours de la formation. 

Pré-requis de connaissances et d'expérience :

Disposer des connaissances de base en gestion commerciale d'entreprise, nécessaires à la compréhension des opérations abordées dans la formation. Une première expérience est recommandée. La maîtrise préalable du logiciel n'est pas nécessaire pour une formation de prise en main comme celle-ci.

Modalités pédagogiques :

Formation en présentiel (pour une organisation à distance, nous contacter)

Organisée en individuel ou en collectif

Intra entreprise

Méthodes mobilisées :

Alternance d'apports théoriques et de démonstrations

Mises en situation et exercices pratiques guidés, adaptés au secteur d'activité du participant

Echanges participants/formateurs sur des cas d'usages réels et/ou des problématiques rencontrés par les participants

Poste informatique du participant, équipé du logiciel et de la gamme concernés

Support transmis à l'issue de la formation. Système de centre d'aide également accessible directement depuis le logiciel

Le cas échéant : documents nécessaires aux exercices, démonstrations et mises en pratique sur le logiciel

Modalités d'évaluation des acquis :

• évaluation diagnostique initiale ;
• évaluations formatives pendant la formation ;
• mises en situation et exercices pratiques ;

Les objectifs opérationnels sont évalués au travers des mises en situation et exercices pratiques réalisés pendant la formation. Leur niveau d'atteinte permet au formateur d'apprécier le niveau d'acquisition des compétences correspondantes.

Les compétences seront considérées comme :

-Acquises : si le stagiaire réalise les exercices associés en quasi-autonomie, avec des interventions ponctuelles du formateur.

-Partiellement acquises : si le participant réalise les exercices associés avec une aide régulière du formateur sur certaines étapes.

-Non acquises : si le participant ne parvient pas à réaliser les exercices associés malgré l'accompagnement du formateur.

Le niveau d'acquisition des compétences du stagiaire est consigné par le formateur dans le questionnaire d'évaluation des compétences prévu à cet effet.

Modalités de suivi et de validation de la formation :

• Émargements électroniques ou papier par demi-journée de formation
• Certificat de réalisation envoyé à l'issue de la formation

• Formation non certifiante
•  

Modalités d'évaluation de la satisfaction :

Un questionnaire de satisfaction est adressé au participant à l'issue de la formation (J+2) afin de recueillir son appréciation sur le contenu, les méthodes pédagogiques, le formateur, les conditions de réalisation et l'atteinte de ses attentes.

Un questionnaire de satisfaction "à froid" (J+60) est transmis à l'entreprise afin d'évaluer notamment les éventuels besoins supplémentaires et le niveau d'application réelle au quotidien.

Les formations sur la suite EBP sont assurées par Nicolas Artemenko, Claude Lespinet, Bruno Guillet ou Hervé Dufour. Nos formateurs sont spécialisés dans l'accompagnement à la mise en place, le paramétrage, la formation et l'assistance des logiciels de gestion et de comptabilité EBP.

Les formateurs actualisent leurs connaissances et compétences en lien avec les évolutions des logiciels, notamment au travers des échanges avec l'éditeur et des formations consacrées aux nouvelles versions et fonctionnalités.