EBP (Gestion commerciale, Méca, Devis/facturation, Point de vente ou Bâtiment) OPEN LINE PLUS : Signature électronique et préparation à la facture électronique

L'accessibilité de la formation aux personnes en situation de handicap est étudiée au cas par cas. Un échange préalable avec le référent handicap permet d'identifier les besoins spécifiques du participant, les éventuels aménagements nécessaires et les adaptations pouvant être mises en œuvre afin de favoriser son accès à la formation.

Pour ce faire, vous pouvez nous solliciter par mail à formations@cerfrance44.fr ou par téléphone au 02 28 09 35 00.

Modalités et délais d'accès à la formation

L'inscription est réalisée après analyse du besoin et validation du devis avec le commercial concerné.

A la suite de la signature de votre devis, un lien vers un questionnaire Google Forms vous est transmis afin de récolter les éléments nécessaires à l'établissement de vos documents de formation.

La date de formation est définie avec l'entreprise et le formateur en fonction de leurs disponibilités respectives, le formateur évaluera par ailleurs le niveau initial des participants afin d'adapter la formation si nécessaire. (Délai de rappel moyen suivant signature du devis : 4 jours ; délai moyen du 1er jour de formation suivant signature du devis : 3 semaines).

Pour toute demande d'information concernant cette formation : formations@cerfrance44.fr – 02 28 09 35 00

Module 1 – Mettre en place et utiliser la signature électronique – 1 h 30

Compétences travaillées

Utiliser la signature électronique dans le processus de gestion des devis clients

Paramétrer les données nécessaires à l'utilisation des fonctionnalités étudiées

Objectifs opérationnels et évaluables

Configurer les éléments nécessaires à l'utilisation de la signature électronique dans le logiciel EBP concerné

Envoyer un devis à un client dans un parcours de signature électronique et en suivre le traitement

Contenu

Présentation du principe de signature électronique appliqué aux devis

Identification des prérequis nécessaires à son utilisation

Vérification des informations du client et notamment des coordonnées nécessaires à l'envoi

Présentation et paramétrage de la fonctionnalité dans le logiciel EBP utilisé

Préparation d'un devis destiné à être signé

Envoi du devis dans le parcours de signature électronique

Présentation du parcours côté client

Suivi du traitement et du statut du document

Contrôle du document à l'issue de la signature

Identification des principaux points de vigilance

Exercices et activités pédagogiques

Vérification par le participant des données nécessaires dans une fiche client

Paramétrage guidé des éléments nécessaires à la signature électronique

Création ou sélection d'un devis test

Mise en situation d'envoi du devis dans un parcours de signature électronique

Contrôle du statut et du résultat de l'opération

Analyse et correction par le participant d'un cas comportant une donnée manquante ou incorrecte

Critère de réussite : Le participant réalise le paramétrage nécessaire, prépare un devis comportant les informations requises, déclenche correctement son envoi dans le parcours de signature électronique et identifie le statut du document. 

Module 2 – Préparer son logiciel EBP à la facture électronique – 2 h

Compétences travaillées

Identifier les obligations liées à la facturation électronique applicables à l'entreprise

Préparer et structurer les données nécessaires à la facturation électronique

Vérifier la conformité des informations et des processus internes avant mise en production

Tester et valider les flux de facturation électronique

Objectifs opérationnels et évaluables

Identifier les principales obligations réglementaires liées à la facture électronique

Paramétrer les fiches clients avec les données nécessaires à la facturation électronique

Vérifier la présence et la cohérence des données obligatoires dans le logiciel

Structurer les informations nécessaires à la transmission correcte des factures

Identifier les écarts de conformité dans le processus interne de facturation

Réaliser les étapes nécessaires à l'inscription sur la plateforme agréée Shine

Réaliser un test de flux et vérifier son bon traitement

Contenu

Rappel du cadre réglementaire de la facture électronique

Présentation des principales obligations d'émission, de réception et de transmission des données

Identification des échéances applicables à l'entreprise

Présentation du rôle des plateformes agréées dans les échanges de factures électroniques

Paramétrage des fiches clients dans le logiciel EBP utilisé

Vérification et mise à jour des informations nécessaires à l'identification des clients

Identification des données obligatoires à renseigner dans les fiches clients et les documents de facturation

Contrôle du SIREN ou SIRET, de la raison sociale, des adresses, des coordonnées et des informations nécessaires à l'adressage électronique

Vérification de la cohérence des informations entre la fiche client, le dossier entreprise et les documents de facturation

Structuration des informations nécessaires au traitement électronique des factures

Organisation et homogénéisation des données clients afin de limiter les risques de rejet

Identification des informations manquantes, incomplètes ou incorrectement structurées

Vérification de la conformité des processus internes de facturation

Analyse du circuit actuel de création, validation, émission et suivi des factures

Identification des adaptations nécessaires avant le passage à la facture électronique

Vérification des responsabilités et des étapes de contrôle internes

Présentation de la procédure d'inscription sur la plateforme agréée Shine, si nécessaire

Identification des informations et justificatifs nécessaires à l'inscription, si nécessaire

Présentation des principales étapes d'activation et de rattachement de l'entreprise, si nécessaire

Vérification des paramètres nécessaires aux échanges avec le logiciel EBP utilisé

Préparation d'un flux de test

Envoi ou simulation d'une facture électronique dans l'environnement disponible

Vérification du statut du flux

Identification des éventuelles anomalies ou rejets

Correction des données concernées

Nouveau test et validation du flux

Exercices et activités pédagogiques

Contrôle et mise à jour de plusieurs fiches clients dans le logiciel EBP utilisé

Recherche de données obligatoires manquantes ou erronées

Vérification de la structuration des informations nécessaires à la facture électronique

Analyse du processus interne de facturation de l'entreprise et identification des éventuels points de non-conformité

Simulation ou accompagnement à la procédure d'inscription sur la plateforme agréée Shine si nécessaire

Préparation d'une facture test

Réalisation ou simulation d'un flux de facture électronique

Analyse du résultat, identification d'une anomalie puis correction et nouveau contrôle

Critère de réussite : Le participant identifie correctement les principales obligations réglementaires, complète et structure les données nécessaires dans les fiches clients, repère les anomalies susceptibles de bloquer ou de rejeter un flux, vérifie la conformité de son processus interne, identifie les étapes d'inscription sur la plateforme agréée Shine et réalise ou simule avec succès un flux de facturation électronique. 

À l'issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Configurer les éléments nécessaires à l'utilisation de la signature électronique dans le logiciel EBP concerné
• Envoyer un devis à un client dans un parcours de signature électronique et en suivre le traitement
• Identifier les principales obligations réglementaires liées à la facture électronique
• Paramétrer les fiches clients avec les données nécessaires à la facturation électronique
• Vérifier la présence et la cohérence des données obligatoires dans le logiciel
• Structurer les informations nécessaires à la transmission correcte des factures
• Identifier les écarts de conformité dans le processus interne de facturation
• Réaliser les étapes nécessaires à l'inscription sur la plateforme agréée Shine (si nécessaire)
• Réaliser un test de flux et vérifier son bon traitement

Pré-requis techniques :

Disposer d'un poste informatique permettant d'utiliser le logiciel de facturation concerné (en version PLUS obligatoirement) et d'une connexion internet stable, ainsi que des droits d'accès suffisants pour utiliser les fonctionnalités étudiées.

Le logiciel et les éventuels composants nécessaires à la formation doivent être installés et, lorsque cela est requis, disposer d'une version compatible avec le contenu de la formation.

Pré-requis de connaissances et d'expérience :

Disposer des connaissances de base en gestion commerciale d'entreprise, nécessaires à la compréhension des opérations abordées dans la formation. Une première expérience de la gestion d'entreprise et la maîtrise préalable du logiciel de facturation déjà utilisé dans l'entreprise sont requises.

Modalités pédagogiques :

Formation en présentiel (pour une organisation à distance, nous contacter)

Organisée en individuel ou en collectif

Intra entreprise

Méthodes mobilisées :

Alternance d'apports théoriques et de démonstrations

Mises en situation et exercices pratiques guidés, adaptés au secteur d'activité du participant

Echanges participants/formateurs sur des cas d'usages réels et/ou des problématiques rencontrés par les participants

Poste informatique du participant, équipé du logiciel de facturation EBP concerné, la version PLUS est obligatoire

Supports et fiches pratiques transmis à l'issue de la formation. Système de centre d'aide également accessible directement depuis le logiciel

Le cas échéant : documents nécessaires aux exercices, démonstrations et mises en pratique sur le logiciel

Modalités d'évaluation des acquis : 

-évaluation diagnostique initiale ;

-évaluations formatives pendant la formation ;

-mises en situation et exercices pratiques ;

Les objectifs opérationnels sont évalués au travers des mises en situation et exercices pratiques réalisés pendant la formation. Leur niveau d'atteinte permet au formateur d'apprécier le niveau d'acquisition des compétences correspondantes.

Les compétences seront considérées comme :

-Acquises : si le stagiaire réalise les exercices associés en quasi-autonomie, avec des interventions ponctuelles du formateur.

-Partiellement acquises : si le participant réalise les exercices associés avec une aide régulière du formateur sur certaines étapes.

-Non acquises : si le participant ne parvient pas à réaliser les exercices associés malgré l'accompagnement du formateur.

Le niveau d'acquisition des compétences du stagiaire est consigné par le formateur dans le questionnaire d'évaluation des compétences prévu à cet effet.

Modalités de suivi et de validation de la formation : (reprendre le texte ci-dessous)

• Émargements électroniques ou papier par demi-journée de formation
• Relevé de connexion pour les sessions en distanciel (à indiquer seulement si je spécifie que c'est à distance)
• Certificat de réalisation envoyé à l'issue de la formation
• Formation non certifiante

Modalités d'évaluation de la satisfaction : (reprendre le texte ci-dessous)

Un questionnaire de satisfaction est adressé au participant à l'issue de la formation (J+2) afin de recueillir son appréciation sur le contenu, les méthodes pédagogiques, le formateur, les conditions de réalisation et l'atteinte de ses attentes.

Un questionnaire de satisfaction "à froid" (J+60) est transmis à l'entreprise afin d'évaluer notamment les éventuels besoins supplémentaires et le niveau d'application réelle au quotidien.

Les formations sur la suite EBP sont assurées par Nicolas Artemenko, Claude Lespinet, Bruno Guillet ou Hervé Dufour. Nos formateurs sont spécialisés dans l'accompagnement à la mise en place, le paramétrage, la formation et l'assistance des logiciels de gestion et de comptabilité EBP et Isagri.

Les formateurs actualisent leurs connaissances et compétences en lien avec les évolutions des logiciels, notamment au travers des échanges avec les éditeurs et des formations consacrées aux nouvelles versions et fonctionnalités.